15 dicembre 2009. Amministratore di sistema
 
Le aziende/farmacie devono verificare se, nell’ambito della propria organizzazione, sussista la figura dell’ “amministratore di sistema”; qualora sussista tale figura, si deve compilare e allegare al Documento Programmatico di Sicurezza (DPS) entro il 15 dicembre c.a. il modulo allegato .

L’ “amministratore di sistema” è una figura professionale destinata alla gestione e alla  manutenzioni di un impianto di elaborazione o di sue componenti, di base di dati, sistemi software complessi, reti aziendali. Qualora tale soggetto, nell’ambito della propria funzione (ad esempio, salvataggio dei dati, organizzazione della rete, gestione dei supporti di memorizzazione, manutenzione del gestionale della farmacia) può accedere anche incidentalmente a dati personali, si applica la normativa in oggetto.

In altri termini la figura dell’amministratore di sistema è necessaria qualora vi sia una condivisione in rete di archivi contenenti dati personali. In caso contrario non ha ragione di esistere.

L’Autorità garante in materia di protezione dei dati personali ha affermato che il soggetto che interviene solo occasionalmente (p. es. per scopi di manutenzione a seguito di guasti o malfunzionamenti sui sistemi di elaborazione e sui sistemi software) non è da considerarsi Amministratore di sistema.

Conseguentemente, non è da considerarsi “amministratore di sistema” chi, da remoto, o anche direttamente dai computer della farmacia, possa accedere al si sistema informatico solo occasionalmente, ad esempio su richiesta della farmacia stessa, per interventi di manutenzione.

Invece, si deve considerare “amministratore di sistema” il soggetto che, anche in remoto, ha la possibilità di accedere, qualora lo ritenga opportuno (quindi, non occasionalmente, ad esempio su richiesta della farmacia), al sistema informatico, al fine di effettuare operazioni di manutenzione, aggiornamento, modifiche, nuove installazioni ecc. e in occasione di tale attività possa accedere a dati personali.

1 gennaio 2010. Scontrino fiscale recante il codice AIC anziché la denominazione commerciale del farmaco

Si ricorda che a seguito del Provvedimento generale del Garante della Privacy 29 aprile 2009 e alla conseguente Circolare dell’Agenzia delle entrate n. 40/E del 30 luglio 2009, a partire dal 1 gennaio 2010, i cittadini, per poter detrarre e/o dedurre le spese sostenute per l’acquisto dei farmaci, dovranno ottenere uno scontrino fiscale contenente:
  • codice fiscale del destinatario dei medicinali
  • la natura e la quantità dei medicinali acquistati
  • il codice afanumerico dell’AIC
Conseguentemente, a partire dal 1 gennaio 2010 le farmacie dovranno apporre il codice alfanumerico AIC anziché la denominazione commerciale del farmaco. L’Agenzia delle entrate ha chiarito che, sino al 31 dicembre 2010, potranno ritenersi validi ai fini agevolati sia gli scontrini redatti con il vecchio sistema sia quelli emessi secondo le nuove modalità indicate dal Garante.

Infine, si rileva che la riservatezza del cittadino non è comunque rispettata se in uno scontrino fiscale recante il codice fiscale, oltre al numero di AIC del farmaco, sono indicate le denominazioni commerciali di prodotti parafarmaceutici dai quali si possano evincere informazioni idonee a rivelare lo stato di salute.

In relazione a ciò, anche se il Garante della privacy, nel Provvedimento generale del 29 aprile 2009, non ha fornito disposizioni al riguardo, Assofarm ritiene che, in caso di vendita di parafarmaci contestualmente alla vendita di farmaci e richiesta da parte del cittadino dell’apposizione del codice fiscale sullo scontrino, le farmacie possono fornire una maggiore protezione dei dati personali, in uno dei modi di seguito indicati:

  • emissione di uno scontrino recante il codice fiscale, la quantità e il codice del parafarmaco “paraf 09….”  anziché la denominazione commerciale del prodotto; la natura, la quantità e il codice AIC del farmaco, anziché la sua denominazione commerciale;
  • emissione di uno scontrino recante la natura (ad es. paraf o sanitario ecc) e la quantità del parafarmaco senza l’indicazione della sua denominazione commerciale; la natura, la quantità e il codice AIC del farmaco, anziché la sua denominazione commerciale;
  • emissione di uno scontrino separato per farmaci (con codice fiscale, natura, quantità e codice AIC del farmaco) e parafarmaci (quest’ultimo senza apposizione del codice fiscale).

31 marzo 2010. Aggiornamento Documento programmatico sulla sicurezza (DPS)

Le Aziende/farmacie devono aggiornare il Documento programmatico sulla sicurezza entro il 31 marzo di ogni anno. Per effettuare l’aggiornamento del DPS, qualora dopo una verifica dei trattamenti effettuati e dei rischi di sicurezza correlati, non si individuassero variazioni rispetto a quanto contenuto nel documento programmatico precedentemente redatto, le aziende/ farmacie potranno redigere un nuovo DPS, utilizzando il contenuto del precedente documento programmatico, apponendovi una data aggiornata e la sottoscrizione del responsabile del procedimento.

In alternativa le aziende/farmacie possono apporre in calce al documento già redatto l’anno precedente (che, quindi, si ritiene valido anche per l’anno successivo) questa dichiarazione:

“In data……… il responsabile del trattamento ha effettuato una nuova ricognizione dei trattamenti di dati personali sensibili effettuati mediante strumenti elettronici e dei rischi di sicurezza correlati e non ha rinvenuto variazioni di rilievo rispetto a quanto contenuto nel documento programmatico sulla sicurezza adottato da questa Azienda/farmacia.”

Tale dichiarazione deve essere sottoscritta dal responsabile del trattamento.

Qualora l’Azienda/farmacia debba applicare la normativa sull’Amministratore di sistema, il DPS dovrà essere aggiornato con la descrizione delle nuove misure adottate.

Si ricorda inoltre che il Documento programmatico sulla sicurezza deve essere conservato in farmacia e non deve essere trasmesso ad alcuna Autorità. Inoltre, la legge non richiede, per tale documento, l’apposizione della “data certa”, ma è sufficiente che il titolare del trattamento apponga una data all’atto della redazione o dell’aggiornamento del DPS, debitamente sottoscritto.

2. Imposte dirette ed indirette – Adempimenti di fine anno 2009

Si ritiene opportuno segnalare alcuni adempimenti tributari posti a carico delle aziende, riconducibili alla fine dell’anno 2009.

IVA – ACCONTO DI DICEMBRE

Il termine per l’effettuazione del versamento dell’acconto IVA, di cui all’art. 6 della legge 405/1990 scade lunedì 28 dicembre (essendo il 27 domenica). La somma è dovuta a titolo di acconto:

  • Del versamento relativo al mese di dicembre, per i contribuenti mensili;
  • Del versamento da effettuare in sede di dichiarazione annuale per i contribuenti trimestrali.

L’importo dell’acconto può essere determinato utilizzando alternativamente uno dei seguenti metodi:

  1. Metodo storico : l’acconto è pari all’88% del versamento dovuto relativamente all’ultimo mese o trimestre dell’anno precedente ;
  2. Metodo previsionale : l’acconto è pari all’88% dell’Iva che si prevede di dover versare per il mese di dicembre dell’anno in corso ( contribuenti mensili ) o in sede di dichiarazione annuale ( contribuenti trimestrali );
  3. Metodo operazioni effettuate : l’acconto può essere pari al 100% dell’importo che risulta da un’apposita liquidazione Iva effettuata entro il giorno 27.12, considerando :
a) l’Iva a debito risultante dalla somma delle :
  • operazioni registrate o da registrare o da annotare dall’1.12. al 20.12 per i mensili o dall’1.10 al 20.12 per i trimestrali ;
  • operazioni effettuate dall’1.11 al 20.12 anche se non sono ancora state emesse e/o registrate le relative fatture ;
b) l’Iva a credito risultante da : acquisti e importazioni registrati dall’1.12 al 20.12 per i contribuenti mensili o dall’1.10 al 20.12 per i trimestrali ;
      4.  Contribuenti mensili : se affidano la contabilità a terzi possono determinare l’acconto in misura pari al 66% ( 2/3 ) dell’Iva dovuta per la liquidazione del mese di dicembre.

Nel caso di variazione nel 2009 della periodicità di liquidazione rispetto all’anno precedente occorre seguire le seguenti regole :

a) variazione da trimestrale a mensile : il parametro su cui calcolare l’88% dovuto a titolo di acconto è costituito da 1/3 dell’imposta a debito risultante dalla dichiarazione annuale relativa all’anno precedente ;
b) variazione da mensile a trimestrale : l’acconto dell’88% va calcolato sulla base dei versamenti effettuati negli ultimi tre mesi dell’anno precedente.
Nel caso di acconto dovuto il relativo versamento va effettuato obbligatoriamente con l’F24 telematico , con l’evidenziazione del codice tributo “6013 – Versamento acconto per IVA mensile” (per i contribuenti mensili) o “6035 – Versamento IVA acconto” (per i contribuenti trimestrali).

L’acconto IVA non può essere rateizzato ma può essere compensato con i crediti risultanti dal modello Unico e dalle denunce previdenziali . Non deve essere corrisposto se risulta inferiore a euro 103,29. L’acconto non va maggiorato dell’1% di interesse da parte dei contribuenti trimestrali.

Imposta comunale sugli immobili (ICI) – Saldo 2009

Dal 1° al 16 dicembre 2009 va effettuato il versamento della seconda rata a saldo dell’imposta comunale dovuta per l’anno 2009 sugli immobili diversi dalle abitazioni principali e loro pertinenze.

Il pagamento va eseguito con l’usuale bollettino di c/c postale e può essere effettuato presso gli uffici postali, i concessionari della riscossione, oppure presso le aziende di credito convenzionate con i concessionari. Limitatamente a quest’ultimo caso, può essere utilizzato il mod. F24 utilizzando i codici tributo 3902, 3903 o 3904, a seconda che si tratti, rispettivamente, di terreni agricoli, di aree fabbricabili o di altri fabbricati.

L’omesso, tardivo o carente versamento è soggetto ad una sanzione del 30%, che viene ridotta al 2,5% se il pagamento viene eseguito entro il 18 gennaio 2010 (ravvedimento operoso); si applica, invece, la sanzione del 3% se il tardivo versamento viene effettuato entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa all’anno nel quale è stata commessa la violazione. In entrambi i casi si applicano gli interessi del 3% annui.

3. Qualità di stampa dei bollini farmaceutici autoadesivi

Il Ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali – Dipartimento della Qualità, ha inviato ad Assofarm e alle altre organizzazioni della filiera la nota prot. N. DGSI 4313-P – del 23/11/2009 con la quale informa che l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS) ha sperimentato nuove soluzioni tecnologiche per migliorare la qualità di stampa dei bollini farmaceutici.

La nota informa che il nuovo pigmento utilizzato permetterà, in termini di resa grafica, un incremento del contrasto e del dettaglio di stampa con benefici sulla leggibilità sia ad occhio nudo che con lettori automatici.

Dalla primavera 2010 saranno gradualmente utilizzati dal Poligrafico i bollini con le nuove caratteristiche mentre le aziende fiduciarie di cui si avvale l’Istituto continueranno ad utilizzare le attuali tecnologie con la conseguenza che saranno presenti sul mercato contemporaneamente bollini con differenti qualità cromatiche ma con medesime caratteristiche di autenticità. La nota, infine, sottolinea che l’adozione della nuova tecnologia di stampa mantiene invariata l’attuale funzionalità dei bollini, lasciando immutate le vigenti caratteristiche tecniche e di layout dei bollini medesimi.