Come noto la PEC è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione, tali da rendere i messaggi opponibili a terzi.
Il servizio di PEC deve seguire le regole fissate dal D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 e delle successive regole da esso previste.
In particolare:
- il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA che e l'Organo pubblico preposto al controllo della Posta Elettronica Certificata;
- per la PEC devono essere usati domini dedicati (un dominio di PEC non contiene caselle email non-PEC).
- Il gestore del dominio PEC del mittente provvederà ad inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata;
- in egual modo il gestore PEC del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento (data , ora, minuto e secondo) nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica (cd. Log di gestione) avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi.
In pratica nel circuito PEC vengono rilasciate tre ricevute ai fini della certificazione del messaggio di posta elettronica certificata:
- di accettazione, che attesta l'avvenuto invio della mail dal gestore di posta elettronica certificata del mittente;
- di presa in carico, che attesta il passaggio di responsabilità tra due distinti gestori di posta certificata, mittente e destinatario. Questa ricevuta viene scambiata tra i due gestori e non viene percepita dagli utilizzatori del servizio;
- di avvenuta consegna, che attesta che il messaggio è giunto a buon fine e che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella (anche se non ha ancora visto il messaggio).
I vantaggi più rilevanti del servizio PEC possono essere cosi sintetizzati:
- oltre al messaggio , che può essere inviato in ogni formato digitale (DOC, PDF, TIF ect.), vengono certificati in automatico anche gli allegati al messaggio;
- l'avvenuta consegna della mail viene garantita poiché nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato;
- la casella del mittente e conseguentemente del suo titolare è tracciabile;
L'invio dei messaggi ha un costo di gran lunga inferiore rispetto a quello delle raccomandate.
Ai sensi del Decreto Legge 185/2008, convertito nella Legge n. 2/2009, la decorrenza dell'obbligo di adottare la Pec segue un calendario diversificato:
- per le società di persone e di capitali neo-costituite a far data dal 29.11.2008 l'obbligo scatta immediatamente;
- le società di persone e di capitali già costituite a tale data, avranno tre anni di tempo (29.11.2011) per adeguarsi al nuovo adempimento;
- per i professionisti iscritti in Albi ed elenchi viene concesso 1 anno di tempo a partire dal 29.11.2008.
Gli stessi dovranno quindi provvedere a comunicare ai rispettivi Ordini e Collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro ii prossimo 29.11.2009.
Gli ordini e i collegi pubblicheranno in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.
L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento al riguardo.
